Sätta upp grupprum i förväg

Det är möjligt att på förhand skapa grupprum (Breakout Rooms) för framtida Zoom-möten.

-

Innan mötet börjar

Börja med att logga in på https://lu-se.zoom.us/ Links to an external site. och skapa ett schemalagt eller återkommande möte. Har du redan satt upp mötet går det bra att redigera detta, och lägga till grupprummen i efterhand. Gör på följande vis:

1. Längst ned i mötesinställningarna, i avdelningen "Options", kryssar du i rutan "Breakout Room pre-assign".

2. Klicka därefter på "+ Create Rooms".

-

Ett nytt fönster kommer upp, och du kan nu manuellt lägga till önskat antal grupprum, samt vilka deltagare som ska vara i varje rum. Börja med att lägga till ett eller flera grupprum genom att klicka på "+-symbolen".

-

Därefter kan du lägga till deltagare i de olika grupprummen genom att:

1. Klicka på det grupprum som du vill lägga till deltagare i.

2. Sök fram den deltagare du vill lägga till genom att skriva in namn eller e-postadress tills du hittar rätt person i listan. 

3. Klicka på rätt deltagare (här kan det vara utmanande med personer som har samma namn - välj ett av namnen och se om e-postadressen som kommer fram kan hjälpa dig på vägen).

4. När du är färdig klickar du på "Save", och då är dina grupprum redo att använda när du väl startat ditt möte.

 

Importera dina grupprum och deltagare

Har du många deltagare och grupprum kan det vara en fördel att importera rum och deltagare.
Du gör detta genom att skapa en CSV. fil enligt följande format:

Kolumn A rad 1 ska ha titel Rooms
Du fyller i namnen på rummen du önskar ex. Rum1, Rum 2 osv.

Kolumn B rad 1 ska ha titel email
Du fyller i deltagarnas email fördelat på rummen du önskar

Var noga med att filen sparas med kommatecken, annars laddas den inte upp.

-I

---

När du har startat mötet

När du har startat ditt möte behöver du aktivera dina förinställda grupprum - detta gör du först efter att alla deltagare är inne i mötet. Deltagare som kommer in i efterhand hamnar inte i deras tilldelade grupprum, utan blir kvar i huvudrummet.

Börja med att klicka på knappen "Breakout Rooms" nere i menyraden.

-

En dialogruta öppnas och du gör följande steg:

1. Välj först "Recreate".

2. Därefter klickar du på "Recover to pre-assigned rooms".

-

Klicka på "Yes" för att aktivera dina förinställda grupprum.

-

Skulle du trots allt ha eftersläntrare som behöver komma in i sina grupprum, så får du upprepa processen med att aktivera grupprummen igen. Då kommer först alla deltagare skickas tillbaka till huvudrummet, för att sedan skickas ut i grupprummen på nytt (detta kan ta några minuter). Läs mer om grupprum på sidan Skapa grupprum - breakout rooms.

-