Övervaka examination med Zoom - för dig som är tentavakt
Zoom är i första hand ett digitalt verktyg som är till för att hantera möten, men dess användningsområden kan förstås utökas.
I samband med ett ökat behov av digitala examinationer har Zoom kommit att allt oftare användas för övervakning. Här hittar du en guide för vad du ska tänka på, och vilka inställningar som kan vara bra att göra inför en övervakning med Zoom.
-
Förbered dig för att kunna vara tentavakt vid Zoom-övervakning
För att använda Zoom på Lunds universitet behöver du ansöka om rätt behörighet via Lucat. I Lucat ska då följande behörighet sökas:
-
När du fått rätt behörighet, skaffar du dig ett LU Zoom-konto genom att logga in via https://lu-se.zoom.us/ (Links to an external site). När du loggat in i Zoom ser du sedan till att tentamensadministratören kan schemalägga möten åt dig. Detta gör du genom att leta upp funktionen "Schedule Privilege". Gör så här:
1. Välj "Settings" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Klicka på alternativet "Other" i menyn undertill.
-
Längre ned i avdelningen "Other" hittar du "Schedule Privilege". Klicka på "Add".
-
Gör såhär för att lägga till den person (vanligen tentamensadministratören) som ska kunna sätta upp möten för de examinationer du ska övervaka:
1. Sök fram rätt person genom att skriva dennes e-postadress eller namn i fältet, och klicka sedan på rätt namn.
2. Om du vill lägga till fler personer klickar du på "Add", och gör på samma sätt som i punkten ovan.
3. Klicka på "Save" när du är klar.
-
Förbered ditt Zoom-möte inför examinationen
Som sagt ovan är det oftast en administratör som hjälper till med att sätta upp Zoom-möten som ska användas för övervakning, men om det är du själv som ska göra det skapar du ett återkommande eller schemalagt möte på vanligt sätt. Om du behöver hjälp med detta hittar du en guide här: Skapa möte och bjud in deltagare.
Oavsett om det är en administratör eller du själv som satt upp mötet, måste du själv se till att du har rätt inställningar på ditt möte:
1. Endast användare som är inloggade med LUCAT-id får ansluta till ditt möte. Alternativet "Require authentication to join" ska bockas för, samt "LU employees and students" ska väljas i rullistan under.
2. De som ansluter automatiskt har sina mikrofoner avstängda när de kommer in i mötet. Välj alternativet "Mute participants upon entry".
-
Gör viktiga inställningar inför övervakningstillfället
Nu är det dags att göra vissa grundläggande inställningar. Observera att dessa inställningar påverkar alla dina Zoom-möten, men är särskilt viktiga att göra inför att du ska använda Zoom för övervakning och examination. Fortsätt att vara inloggad i Zoom (Links to an external site.), och gör följande:
1. Klicka på "Settings (Links to an external site.)" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Välj "In Meeting (Basic)" i menyn nedanför.
-
Gör följande inställningar i avdelningen "In Meeting (Basic)":
1. Slå på alternativet "Meeting chat - Auto-save". Denna inställning gör att allt som skrivs i chatten under övervakningstillfället sparas automatiskt.
2. Stäng av alternativet "Send files via meeting chat". Härmed omöjliggör du för studenterna att skicka filer via chatten.
3. Genom att slå på alternativet "Screen sharing", så kommer skärmdelningsfunktionen att vara tillgänglig inne i ditt Zoom-möte (se forts. i punkt 4).
4. Se även till att välja alternativet "Host Only" under rubriken "Who can share?". På så vis ser du till att det endast är värden för Zoom-mötet som kan dela sin skärm.
-
Det finns fler viktiga inställningar i avdelningen "In Meeting (Advanced)":
1. Klicka på "Settings (Links to an external site.)" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Välj "In Meeting (Advanced)" i menyn nedanför.
-
Gör följande inställningar:
1. Se till att alternativet "Breakout room" är påslaget för att denna funktion ska vara tillgänglig att använda i ditt Zoom-möte.
2. Stäng av alternativet "Virtual background" för att hindra deltagarna att använda virtuella bakgrunder.
3. Stäng också av alternativet "Video filters" för att hindra att deltagarna använder videofilter under mötet.
4. Slå på alternativet "Request permission to unmute", vilket gör det möjligt för värden i Zoom-mötet att slå på deltagarnas mikrofoner (t.ex. för att kunna lyssna om det ser ut som att studenten talar med någon i sin närhet).
-
Ett sista tips är att göra inställningar för dina e-postnotifieringar, så att du slipper få mejl varje gång någon försöker ansluta till mötet. Du gör denna inställning på följande vis:
1. Klicka på "Settings (Links to an external site.)" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Välj "Email Notification" i menyn nedanför.
4. Stäng av alternativet "When attendees join meeting before host".
-
När det är dags för tentamen och Zoom-mötet öppnar
När du öppnat Zoom-mötet som du ska använda för övervakning, börja då med att göra inställningen att deltagare endast kan chatta med "Host" och "Co-hosts". Detta är en mycket viktig inställning, eftersom studenterna i annat fall kan chatta med varandra utan att den ansvariga läraren eller tentavakten är medveten om detta. Gör så här för att ställa in chattfunktionen i ditt Zoom-möte:
1. Klicka på knappen "Chat" i menyraden för att öppna chattfönstret.
2. Klicka därefter på alternativknappen (symbolen med tre prickar) längst nere till höger.
3. I fönstret "Participant Can Chat with:" väljer du alternativet "Host and co-hosts".
-
Har du frågor kring Zoom? Läs om olika former av stöd på vår supportsida.