Övervaka examination med Zoom - för dig som är administratör
Zoom är i första hand ett digitalt verktyg som är till för att hantera möten, men dess användningsområden kan förstås utökas.
I samband med ett ökat behov av digitala examinationer har Zoom kommit att allt oftare användas för övervakning. Här hittar du en guide för vad du som administratör/kursansvarig ska tänka på.
-
Förbered för att kunna använda tentavakt vid Zoom-övervakning
Tentavakter som ska använda Zoom på Lunds universitet behöver först ansöka om rätt behörighet via Lucat. I Lucat ska då följande behörighet sökas:
-
Hur olika enheter väljer att hantera Zoom-övervakningen skiljer sig något åt. Vanligt är att den som administrerar tentan hjälper till att lägga upp mötena på tentavaktens Zoom-konto. Tentavakten behöver då ge administratören rätt att schemalägga möten. Detta gör tentavakten själv genom att logga in via https://lu-se.zoom.us/ (Links to an external site.) och letar upp funktionen "Schedule Privilege". Detta görs så här:
1. Välj "Settings Links to an external site." i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Klicka på alternativet "Other" i menyn nedanför.
-
Längre ned i avdelningen "Other" finns "Schedule Privilege". Klicka på "Add".
-
Gör så här för att lägga till den person (administratören) som ska kunna schemalägga möten för examination:
1. Sök fram rätt person genom att skriva dennes e-postadress eller namn i fältet, och klicka sedan på rätt namn.
2. Det går att lägga till fler personer. Klicka på "Add", och gör på samma sätt som i punkten ovan.
3. Klicka på "Save" när det är klart.
-
Förbered tentavaktens Zoom-möte inför examinationen
När du som administratör fått rätt att schemalägga möten för tentavakten, ser du det på din vanliga landningssida då du loggat in i LU Zoom. Det finns då en extra ruta bredvid "Schedule a Meeting"-knappen - klicka på "Myself" och scrolla ner i rullmenyn till rätt namn.
För att sätta upp ett Zoom-möte som ska användas för övervakning skapar du sedan ett återkommande eller schemalagt möte på vanligt sätt. Om du behöver hjälp med detta hittar du en guide här: Skapa möte och bjud in deltagare
Därefter är det viktigt att se till att mötets inställningar blir rätt! Se till att:
1. Endast användare som är inloggade med LUCAT-id får ansluta till ditt möte. Bocka för alternativet "Require authentication to join", och välj "LU employees and students" i rullistan under.
2. De som ansluter automatiskt har sina mikrofoner avstängda när de kommer in i mötet. Välj alternativet "Mute participants upon entry".
-
Viktiga inställningar inför övervakningstillfället - som tentavakten måste göra själv
Observera att dessa inställningar påverkar alla dina Zoom-möten, men är viktiga att göra inför respektive tentamenstillfälle. Tentavakten behöver vara inloggad i Zoom (Links to an external site.), och sedan göra följande:
1. Klicka på "Settings (Links to an external site.)" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Välj "In Meeting (Basic)" i menyn nedanför.
-
Gör följande inställningar i avdelningen "In Meeting (Basic)":
1. Slå på alternativet "Meeting chat - Auto-save". Denna inställning gör att allt som skrivs i chatten under övervakningstillfället sparas automatiskt.
2. Stäng av alternativet "Send files via meeting chat". Genom att stänga av denna funktion hindras studenterna från att skicka filer via chatten.
3. Slå på alternativet "Screen sharing" (se forts. i punkt 4).
4. Välj alternativet "Host Only" under rubriken "Who can share?". Då kan endast värden för Zoom-mötet dela sin skärm.
-
Fler viktiga inställningar att göra under "In Meeting (Advanced)":
1. Klicka på "Settings (Links to an external site.)" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Välj "In Meeting (Advanced)" i menyn nedanför.
-
1. Se till att alternativet "Breakout room" är påslagen.
2. Stäng av alternativet "Virtual background" för att hindra deltagarna i Zoom-mötet att använda virtuell bakgrund.
3. Stäng också av alternativet "Video filters" för att hindra deltagarna att använda videofilter under mötet.
4. Slå på alternativet "Request permission to unmute". När mötesdeltagaren ansluter till mötet måste denne svara på en fråga som tillåter värden att slå på deltagarens mikrofon (för att t.ex. kunna lyssna så att det inte finns någon annan i rummet).
-
Ett sista tips är att ställa in e-postnotifieringar så att du slipper få ett mejl varje gång någon försöker ansluta till mötet:
1. Klicka på "Settings (Links to an external site.)" i vänsternavigeringen.
2. Gå till fliken "Meeting".
3. Välj "Email Notification" i menyn nedanför.
4. Stäng av alternativet "When attendees join meeting before host".
-
När det är dags för tentamen och Zoom-mötet öppnar
När Zoom-mötet som ska användas för övervakning öppnats, börja då med att göra inställningen att deltagare endast kan chatta med "Host" och "Co-hosts". Detta är en mycket viktig inställning, eftersom studenterna i annat fall kan chatta med varandra, utan att den ansvariga läraren eller tentavakten är medveten om detta. Gör så här för att ställa in chattfunktionen:
1. Klicka på knappen "Chat" i menyraden för att öppna chattfönstret.
2. Klicka därefter på alternativknappen (symbolen med tre prickar) längst nere till höger.
3. I fönstret "Participant Can Chat with:" väljer du alternativet "Host and co-hosts".
-
Har du frågor kring Zoom? Läs om olika former av stöd på vår supportsida.